Организация должна встать на учет в ПФР по месту нахождения обособленного подразделения (ОП), в том числе филиала или представительства, если оно отвечает трем условиям (п. 3 ст. 11 Закона N 167-ФЗ, п. 1 Порядка N 296п):
- выделено на отдельный баланс. Выделение ОП на отдельный баланс, то есть возложение на ОП обязанностей по ведению бухучета его операций, закрепляется в вашей бухгалтерской учетной политике (п. 2 Письма Минфина от 02.06.2005 N 03-06-01-04/273);
- самостоятельно начисляет выплаты в пользу физических лиц;
- имеет расчетный счет.
Срок, в который надо встать на учет в ПФР по месту нахождения ОП, законом не установлен. Но лучше это сделать до того, как ОП начнет платить в ПФР взносы, начисленные на выплаты работникам ОП.
Для этого необходимо представить в отделение ПФР по месту нахождения ОП следующие документы (п. 3 ст. 11 Закона N 167-ФЗ, п. 12 Порядка N 296п, Информация ПФР от 17.02.2014):
- заявление о регистрации по месту нахождения ОП по утвержденной форме;
- свидетельство о постановке организации на учет в налоговом органе по месту ее нахождения;
- уведомление о регистрации организации в территориальном органе ПФР по месту ее нахождения;
- справку из банка об открытии ОП расчетного счета;
- документы, подтверждающие создание ОП, выделение его на отдельный баланс и его право начислять выплаты в пользу физических лиц. Такими документами могут быть, в частности, положение об ОП (а если оно является филиалом или представительством - устав организации, содержащий сведения о таком ОП) или выписка из бухгалтерской учетной политики организации, в которой указано, что ОП самостоятельно ведет бухучет своих операций, приказ руководителя организации, доверенность руководителя ОП (п. 2 Письма Минфина от 02.06.2005 N 03-06-01-04/273).
Заявление о регистрации по месту нахождения ОП представляется в ПФР в оригинале. Все остальные документы можно подать (Информация ПФР от 17.02.2014):
- или в оригиналах с одновременным представлением копий, которые заверит сотрудник ПФР, а оригиналы вернет вам;
- или в виде нотариально заверенных копий.
Документы подаются в отделение ПФР одним из следующих способов:
- лично (это может сделать руководитель или представитель организации по доверенности);
- по почте ценным письмом с описью вложения.
В течение пяти рабочих дней со дня получения всех вышеперечисленных документов ПФР поставит вашу организацию на учет по месту нахождения ОП и направит вам два экземпляра уведомления (п. п. 12, 14 Порядка N 296п). Один экземпляр уведомления вы в течение 10 дней со дня его получения должны представить в отделение ПФР, где ваша организация стоит на учете по месту своего нахождения.