Комментарий к Письму Минфина России от 04.10.2011 N 03-03-06/1/621
В комментируемом Письме специалисты разъяснили учет для целей налогообложения прибыли расходов на проезд командированного сотрудника, а именно на такси. Поднятая тема актуальна, поскольку многие компании часто отправляют своих работников в служебные поездки.
Мнение контролирующих органов
Подпунктом 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ определено, что к прочим расходам относят затраты на проезд работника к месту командировки и обратно (к месту постоянной работы).
Полагаем, что указанная норма трактуется довольно широко, и под проездом можно понимать передвижение на любом виде транспорта: железнодорожном, автобусном, в том числе на такси. Также в данной норме закона не разъясняется, что следует понимать под местом командировки или местом постоянной работы. Это могут быть не только вокзал, аэропорт, но и гостиница, офис принимающей стороны.
Контролирующие органы относительно учета таких затрат в расходах по налогу на прибыль придерживаются единого мнения. Их позиция выражена в Письмах Минфина России от 27.08.2009 N 03-03-06/2/162, от 31.07.2009 N 03-03-06/1/505, от 22.05.2009 N 03-03-06/1/339 и в Письмах УФНС России по г. Москве от 06.08.2009 N 16-15/080978, от 29.11.2010 N 20-15/124949. В них указано, что такие затраты необходимо оценивать с точки зрения их целесообразности, рациональности и эффективности для достижения поставленной производственной задачи. Также эти расходы должны соответствовать принципам ст. 252 Налогового кодекса РФ, а именно быть обоснованными, документально подтвержденными и произведенными для деятельности, направленной на получение дохода.
Под обоснованными расходами понимают экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимают затраты, оформленные документами в соответствии с российским законодательством РФ либо в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены эти расходы.
Таким образом, для того чтобы признать данные расходы в налоговом учете, необходимо подтвердить проезд на такси должным образом. В случае если сотрудники периодически прибегают к данным услугам, рекомендуем в локальном нормативном акте или в учетной политике предусмотреть факт использования сотрудниками во время командировок услуг такси. А при возвращении из командировки затребовать от них служебную записку, в которой должна быть разъяснена необходимость применения такси. К примеру, удаленность аэропорта от места прибытия, позднее (раннее) время прибытия (отправления) и обычный транспорт в такое время не ходит или высокая ценность перевозимого багажа. И, само собой, наличие чеков или иных документов, подтверждающих оплату (к примеру, квитанция в форме бланка строгой отчетности).
Что было раньше
Однако ранее специалисты Минфина России были против того, чтобы включать расходы на услуги такси в облагаемую базу по налогу на прибыль, и указывали на это в Письмах от 10.05.2006 N 03-03-04/2/138, от 26.01.2005 N 03-03-01-04/2/15. В обоснование своей позиции они указывали, что в п. 12 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" говорится, что расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования, кроме такси.
В настоящее время они придерживаются противоположной позиции и позволяют включать суммы на проезд на такси в облагаемую базу по налогу на прибыль. Что касается судебной практики, то судьи в вынесенных решениях придерживаются позиции налогоплательщиков и разрешают включать их в затраты по налогу на прибыль. К примеру, Постановления ФАС МО от 05.07.2010 N КА-А40/6676-10, ФАС Западно-Сибирского округа от 02.04.2008 N Ф04-2260/2008(3201-А45-40).
Другие налоги и взносы
В ст. 168 Трудового кодекса РФ сказано, что работодатель обязан возмещать работнику затраты по проезду.
Расходы на проезд на такси до аэропорта не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц. Поскольку п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ определено, что компенсационные выплаты, связанные с возмещением командировочных расходов, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц. Это же мнение выражено в Письме Минфина России от 28.09.2011 N 03-04-06/6-241. Что касается обложения страховыми взносами, то ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" определено, что не облагаются взносами фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно (как в пределах территории Российской Федерации, так и за рубежом). Аналогичное мнение содержится в Письме Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19. Также сумма расходов на услуги такси не облагается взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").