Если работник отправился в командировку на личном автомобиле, то факт использования своего движимого имущества в целях возмещения ему проездных расходов он должен подтвердить первичными документами, а никак не служебной запиской.
Письмо Минфина России от 20.04.2015 N 03-03-06/22368
Оправдательными документами, например, могут служить путевой лист, кассовые чеки на оплату ГСМ и т.д. Служебная же записка нужна лишь для определения срока пребывания сотрудника в рабочей поездке.
Напомним, что компенсация работнику его расходов не будет облагаться НДФЛ, только если ее выплата предусмотрена соглашением между организацией и работником (Пункт 3 ст. 217 НК РФ).
Письмо Минфина России от 20.04.2015 N 03-03-06/22368
Оправдательными документами, например, могут служить путевой лист, кассовые чеки на оплату ГСМ и т.д. Служебная же записка нужна лишь для определения срока пребывания сотрудника в рабочей поездке.
Напомним, что компенсация работнику его расходов не будет облагаться НДФЛ, только если ее выплата предусмотрена соглашением между организацией и работником (Пункт 3 ст. 217 НК РФ).